摘要：文章重点叙述了电子文件数字化的管理与纸质文件管理的区别以及数字化管理工作在油田基本建设中的运用。
关键词；电子文件数字化 纸质文件 油田基本建设产能工程
所谓现代档案管理工作中的电子文件数字化管理是指人们在社会活动中形成的、以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料。它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等等。电子文件这一概念的出现是近几年的事。国家档案局很重视电子文件的管理问题。1998年8月11日—13日，国家档案局档案科学技术研究所召开了电子文件管理研究专家研讨会。该会的中心议题是对《电子文件归档及电子档案管理概论》和《办公自动化电子文件归档及电子档案管理方法》、《ｃａｄ电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》两个标准的征求意见稿进行修改、补充及完善。
以往的档案工作以纸质文件材料为工作对象，原始记录性是档案的本质属性，这种原始记录性一方面表现在档案的内容上，另一方面表现在档案的形式上。如当事人的亲笔手稿、领导者的亲笔签署等，都表现出真实的原始性。也正是档案的原始记录性，才使得档案区别于图书、情报、资料等其它信息，而具有法律凭证的作用。同时纸质档案的管理工作经过长期实践，已总结出一套工作流程及方法、原则。文件形成后，由文书部门收集立卷后，交档案部门管理，一般一年归档一次。电子文件数字化从起草、修改到印发都在计算机上进行，它具有便于修改、便于复制的特性，使得最能体现档案原始记录性的内容与形式特征不复存在。电子文件数字化管理是计算机文字处理系统中的最后一个文本，没有草稿与印稿的区别，也没有正本与副本的差异，它是直接录入在计算机上，并在计算机上进行修改并存档，实现了资源共享。电子文件数字化信息数据可存贮在计算机磁盘或光盘中，具有随时产生，随时更改的便利条件。因此，它对计算机有很强的依赖性。电子文件数字化的归档，不只是以磁盘或光盘的形式移交，有时还应包括该文件的读取软件甚至操作系统。因此，电子文件数字化与纸质文件比较，电子文件数字化有以下几个特点：
首先，电子文件数字化不再是直观的纸质文件，它需要借助现代化办公设备才能阅读利用；其次，电子文件数字化可以直接由计算机等现代化办公设备迅速地处理和传递；其三，电子文件数字化的利用是可共享的，也不再受时间和空间距离的影响。电子文件数字化的保存条件和环境要求与纸质文件不同，它对保存场地的面积要求不高，因此，它具有节省空间的作用。而对环境的温湿度、防磁性等方面的要求很高。
电子文件数字化管理最直接的一个特点就是电子文件数字化可以通过计算机系统进行迅速、有效、分类整理。不同的用户可以根据不同的需要，利用办公自动化系统对电子文件数字化进行自由组合分类。这使得电子文件数字化管理的形式特征和内容特征均发生了明显的变化。其次，电子文件的鉴定方法、内容、标准均将发生变化。以往传统的纸质档案价值鉴定，文件应根据其凭证价值和参考价值确定保管期限，而电子文件数字化一方面由于制作方便，将产生比以往更多的文件；另一方面由于用户的需要，信息和数据不断地修改和补充，因此很难划定固定的保管期限。由于电子文件数字化信息载体的特殊性，其保管方法、要求以及检索和对外利用等方面也与纸质文件有许多不同之处。
近两年，新疆油田公司为加快油田基本建设产能工程数字信息化的工作，建立了数字信息化数据库，并要求所有业主单位和施工单位尽快掌握、运用和完善油田基本建设产能工程的数字化信息库，便于日后产能工程信息的快捷、准确地运用和资源共享更好的发挥作用；同时也为设计单位日后对工程的维修、改、扩建大大提供了依据。为此，从2006年起，新疆油田公司档案馆、时代设计院多次对业主单位和施工单位进行了全面的培训，包括施工单位的领导、施工员及资料员，效果非常不错。这套数字化系统设计的范围非常广和细致，细致到包括工程上所用的螺栓出自哪个厂家、生产日期，材质的合格证，用到工程上的哪个部位等等。我们施工单位从2006年起，对所有的产能工程开始了档案工作数字化管理的运用，即移交完纸质竣工材料一套后，次年必须向设计单位移交一套数字化资料。因此，这就要求档案人员自己首先要熟悉这套数字化资料的填写方式以及要随时跟设计单位保持联系和沟通，以便资料能按时保质地按要求填写完成。
因此，我认为档案人员的知识结构要发生改变，要适应当前信息技术和档案事业的发展，必须采取积极措施抓好知识更新，引进和消化所需知识，使档案人员拥有广博的知识，以适应信息技术发展的需要。可以肯定，加快档案人员知识结构的变革，多途径、多层次培养人才，是档案工作迎接信息技术革命最根本的对策
参考书籍：
1、gb/t 17678.1-1999cad《电子文件光盘存储、归档与档案管理要求.第一部分：电子文件归档与档案管理》
2、gb/t 18894-2002《电子文件归档与管理规范》
2、《新疆油田公司数字化工作释义》-2006
3、da/t 22-2000《归档文件整理规则》
4、da/t 31-2005《纸质档案数字化技术规范》
5、da/t 32-2005《公务电子邮件归档与管理规则》