摘要：综述档案信息化的内涵、优势和搞好档案工作的重要性及意义。介绍宣化钢铁公司档案信息化管理的具体实施办法及在档案信息化管理工作中遇到的各种问题及解决办法。

关键词：档案信息化；电子档案；存储格式；载体

中图分类号：tp399 文献标识码：a 文章编码：1672-6251(2008)11-0118-03

随着信息技术的普及，档案管理信息化成为国家社会信息化发达程度的重要标志之一。档案管理信息化为档案管理现代化提出了机遇与挑战。可以说，现代信息技术成为实现科学开发档案信息资源的关键条件。数字化管理为档案管理提供了传统管理无法比拟的效率优势。企业在生产活动中的档案文件更离不开信息化管理。

档案工作的基本环节为：入档案的接收和征集、整理、价值鉴定、保管、编目与检索、编辑与研究、利用服务、档案统计等工作，由于现代企业生产经营活动中形成了大量数字化的电子文件，必须实施档案信息化管理。

电子档案是人们在使用计算机的过程中产生的，或将已有的各种资料(纸张、图片、图像、声音等)进行数字化处理(扫描、数码摄入等)而产生的信息。如办公类电子文件、资料扫描件、e-mail、web页面、cad／cam文件、mp3文件、程序文件等等。

现将宣化钢铁公司电子档案管理的具体实施办法介绍如下。

宣化钢铁有限责任公司(简称宣钢)创建于1919年，近90年的历史，是国家重点钢铁企业。宣钢档案处是宣钢档案管理工作的职能部门，全面负责管理宣钢在生产经营中形成的文书、科技、会计和声像等档案。档案资料的管理始终与宣钢生产经营同步进行。

1在线收集各类电子档案

解决档案管理系统与OA系统的接口问题，档案管理系统与办公室自动化系统OA数据共享的实现，通过接口程序完成。接口程序运行在档案管理系统服务器上，自动定期进行数据下载，将其存入档案系统中，档案员对其进行在线整理及在线归档。同时，针对其他情况提供通用接口实现电子档案的在线收集。例如：2007年度公司行政发文260个，通过档案系统与OA系统接口导人档案系统待归档库，即存入档案系统中，然后档案员根据实体分类、保管期限、归档单位等在线整理归档；非OA系统生成的文件资料各基层档案员通过我们提供的通用接口直接挂接到档案系统的待归档库中，再由档案员在线归档。

2确保归档电子文件的原始性、真实性、完整性

电子文件的收集积累方式必须从电子文件形成阶段开始。电子文件从形成到电子档案的开发利用，中间经过很多环节，如果职责不清，制度不明，都可能影响电子文件的原始性。实行电子文件的“全程管理”，每当文件形成时就想到档案。业务文件和档案是在办公自动化系统OA中形成的，目前的“文件管理与档案管理一体化”的信息系统，其实就是仅仅将OA系统产生的数据实现导入档案系统而已，如果办公自动化系统与档案系统的接口制作不好，OA产生的电子文件不能全部导入档案系统。因此，归档文件的真实性、完整性、可读性要在文件生成阶段就加以控制，实现OA环境中的文件档案一体化管理，要求将文件工作和档案工作一同嵌入管理文件系统中，记录从电子文件形成到成为电子档案并归档的一切过程和处理情况，即实现前端控制。例如：文书部门的文件由计算机形成，计算机辅助归档，然后通过网络传输到档案管理部门，由档案部门进行网上接收、整理、鉴定并确定密集和保管期限在线归档，之后对电子档案进行著录，区分访问权限，提供网上在线利用。其一是在计算机网络系统上，记录系统应设计自动记录功能，可以记载电子文件的产生、修改、删除、责任者、人数据库时间等。在进入数据库之前，要对记有档案标识的内容进行鉴定归档。其二是用载体传递的电子文件，要按规定进行登记，签署，对于更改处，要填写更改单，按更改审批手续进行，并存有备份件，防止出现差错。

3电子文件具有系统依赖性

无论利用何种途径归档，必须由电子文件形成单位按统一格式编目整理后，移交给档案部门，不能由档案部门自行从网上下载，以保证电子文件形成部门对其数据文字的真实性、准确性负责。为了确保电子档案的可读性，对归档的电子文件提出格式要求，文字型电子档案以xtl、rft、txt为通用格式；扫描型电子文件以jpeg、tiff为通用格式：视频和多媒体电子文件以mpeg、avi为通用格式；音频电子文件以wav、mp3为通用格式以及收集电子文件时采集背景信息和元数据需一同归档。例如：2004年春节胡锦涛总书记接见乔贵祥总经理word文档；jpeg图片。以产生文件的软件名称或文件的数据格式作为文种的著录内容，原因在于：其一，光盘档案属于电子文件，对于不同数据格式的文件，需要不同软、硬件的支持，在文种中以生产文件的软件名称或文件的数据格式作为著录内容，使档案员和用户能够通过著录条目，明了利用某一光盘档案所需软、硬件条件。其二，同一张光盘上的数据基本是同一类型的，档案员在实际工作中具有可操作性。

4电子文件脱机存贮的载体为光盘

光盘档案成为对电子文件归档、保管、利用与交流的主要形式。同规格、同内容光盘档案一式三份，一套封存保管；一套异地保管；一套提供使用。

下面主要介绍一下声像档案的具体做法。

(1)声像资料移交光盘的“名称”，写明年份、部门根目录下应仅有三个一级目录名：

“photo”表示图片文件目录；

“audio”表示音频文件目录；

“vidio”表示视频文件目录。

二级目录名由资料标题名构成。根目录下可以有一个readme.txt文件说明说明光盘使用方法以及软件安装程序。“标题名”应简明扼要。例如：2005年组织党的先进性教育专题档案，

(2)声像资料文件名为资料的档案编号同一资料的说明文件的文件名和资料文件名相同，扩展名统一为txt格式。声像资料说明文件和声像资料存在于同一标题名内。

(3)照片档案的图片文件以jpg格式压缩单个图片尺寸不小于1m字节不大于8m字节为宜。每个照片档案的文字说明要反映：简明概括的题名、人物次序(姓名、职务)、拍摄时间、地点、摄影者五项要素。照片归属权不属于本单位的，应当注明照片版权、来源等。

(4)讲话录音音频文件以mp3或wma格式压缩，位速不小于40kbps或96kbps为宜音乐文件不应超过128kbps为宜。音频文件的文字说明要反映：题名、讲话人(姓名、职务)、时间、地点、讲话背景、录音者、录音时长七项要素。有录音文字稿件的要注明其文书档案互相参见号。例如：题名：转变管理理念、新管理手段全面推进宣钢管理创新工作再上新台阶；讲话人：邓国富宣钢总会计师；时间：2008年月1月28日；地点：公司会议中心；讲话背景：在宣钢2008年企业管理工作会议上的讲话：录音者：牛卫星；时长：45分钟。mp3格式，位速72kbps。

(5)视频文件以mpeg2／4或wmv9(vc-1)任意一种格式压缩，以便于今后网络传输、共享视频文件的文字说明要反映：题名、时间、摄像者、该视频节目时长四项要素。有文字稿件的要注明其文书档案互相参见号。例如：题名：宣钢2006年度先进集体、劳动模范表彰大会；时间：2007年1月28日；摄像者：张俊；时长：55分钟。mpeg2／4格式。

5 电子档案与纸质档案共存

双套制融合了电子档案和纸质档案的优势，既可发挥高效存取检索功能，又可保障档案的凭证价值作用的实现。至少对永久、长期保存的档案实行双套制。

电子文件虽有体积小、信息量大、检索迅速的优势，但其局限性也是明显的。主要表现为：①不能有效防止数据在传输过程中泄露；②电子文件中文字无个人字迹特征、无书写新旧之别、无正副本之别，一旦被篡改，无法识别；③电子文件无原件概念，没有确定法律地位；④对软、硬件依赖性强；⑤寿命有限，影像记录的稳定期限不长。而纸质档案虽有真实性、可靠性、法律地位确定的优势，但具有信息容量小、占据空间大、管理检索不便的弱点。电子档案在信息传输、处理开发利用方面的高效、快捷，以及各种媒体集成性带来的直观、全面等特点，都是纸质档案无法比拟的。因此，从档案管理现代化，实现档案信息资源的合理开发利用，提高工作效率等方面出发，大力发展电子档案，推进计算机信息技术在档案管理中的应用是非常必要的。所以，在一定时期内电子文件和纸质档案管理的共存并不消极被动，两者是在相互学习，互相借鉴中互为条件、互补长短。

综上所述，搞好档案信息化工作，需要各个部门之间的协作、配合，增强他们的档案管理、档案法制意识，共同推进电子档案的标准化、自动化、网络化管理。最主要的是档案部门做好各项基础工作，更新观念。勇于探索，这样才能做好电子档案的管理工作，维护电子档案的安全，发挥电子档案的优势。