电子文件是办公自动化过程中的产物。办公自动化主要是利用先进的科学技术，不断使人的部分办公业务物化于人以外的各种设备中，并且由这些设备与办公室人员构成服务以某种目标的人机信息处理系统。由办公自动化过程中产生的电子文件，其中具有凭证、依据、参考作用的，将按照有关规定和规范进行归档处理，这就涉及到了电子文件归档管理问题。随着人们对办公自动化认识的逐步深刻，计算机应用已处于国内领先水平，由此产生了大量的电子文件。这些电子文件极大地方便了机关文件信息传递、数据共享，在很大程度上提高了工作的质量和效率。但是也应看到，随着办公自动化程度的进一步提高，今后将还会产生更多的电子文件。由于网络服务器的空间不是无限的，大量电子文件无规则的存在不仅影响网络的效率，而且一旦感染上病毒，后果将不堪设想。所以如何加强对这些电子文件的管理，是目前办公自动化过程中急需要解决的一个问题，也是对档案工作者提出的一个崭新的课题。随着人类进入信息社会及现代电子计算机技术和通讯技术的应用与发展，由计算机网络构筑而成的数字化虚拟环境对人类社会发展所起的作用越来越大。人类社会信息的生成，也由单一的传统环境逐渐向主要由计算机网络构成的数字化环境过渡。因此，新的数字化信息在人类社会中起着越来越重要的作用，电子文件以其无可争议的生命力，成为人类社会记录信息、传达信息、留存信息的重要工具。它的管理体制与运作方式在短期内尚未完善和统一，对电子文件的归档成为突出问题。本文通过对比电子文件与传统文件的差别，谈谈如何加强电子文件的归档。

一、电子文件

电子文件是在计算机及网络中生成的社会活动记录，以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读，处理并可在通信网络上传递的文件。

办公自动化信息技术领域的电子文件是指通过计算机进行操作、传输、存储等处理的数码序列。按电子文件产生的工作领域，可将其分为二种：一种是记录人们在办理公务、处理事物或交流信息过程中产生的电子文件，他们多以文本、图象、声音或影象等形式出现；另一种是记录人们生产或科研活动的技术性电子文件，他们多以光栅图或矢量图等形式出现。随着计算机应用的迅速普及和网络技术的发展，电子文件这种新型信息载体给我们的工作确实带来了极大的便利。大家在感受到这些便利的同时一定会想到：电子文件在许多方面是不同于纸质文件的。那么它有什么特点呢?

1、电子文件具有纸质文件和其它文件无可比拟的优越性即快捷性与可塑性。电子文件改变了我们传统的收发文件流程。利用计算机进行文件登记，可以达到一次录入，多次、多种形式的输出，方便文件的随时查找利用，同时也为档案现代化管理奠定了基础。电子文件改变了传统的公文格局。文件的起草修改、定稿、收发传递都在网上进行，尤其是文件的修改、复制、粘贴、移动更加便捷，进一步提高了工作的效率和质量。电子文件改变了文件处理和运转方式。尤其是对于普发文件和传阅文件而言，可以几十倍的提高工作效率。电子文件和网上虚拟档案室改变了档案工作提供利用的模式。通过建立网上档案室，进行电子文件的逻辑归档开展电子文件的收集、整理、鉴定、编目。还可以打破全宗概念和一些手工管理模式的限制，利用网络技术，广泛采集有关站点的数据信息，丰富自己档案、资料内容，向利用者提供更加优质的服务。也可以在网络上开放自已有关的文件、数据查询系统，或提供远程服务，在尽可能大的范围内展示自我，扩大影响，树立形象，开展好档案的利用等等。

2、办公自动化发展的阶段性，形成了电子文件的阶段性，不同阶段中的电子文件的形成规律是各不相同的。由计算机处理的业务也由当初的文档管理，数据计算发展到网上的文件交换，信息传递和数据资源共享。办公自动化几乎覆盖了办公业务的全部流程。纵观其发展过程，除了我们的思想认识有了阶段性的飞跃外，机器设备在不断更新换代，应用范围也在逐步扩大，操作系统、版本不断升级，编制程序的语言也在不断变化。因而千万数据的不断转换，即要没完没了地解决数据的兼容性问题。

3、电子文件具有对设备的依赖性。离开了计算机及相应的软件，电子文件就无法生成、传递、识别。也就是说，特定电子文件是依赖特定的设备和特定的软件而存在的。一般的说计算机的更新换代比较频繁，例如早期的286、386机型早已淘汰。但是当时使用这些机器设备形成的，需要永久、长期保存几十年甚至上百年，如果到时找不到这些机型，那么这些电子文件很可能就会失去利用价值。

4、电子文件具有易更改性。电子文件一方面为我们编辑、修改文件提供了极其便利的条件，同时也难以保证文件的原始性、真实性、凭据性。电子文件的易更改性表现在两个方面：一是人为的修改，由于电子文件与信息载体的相分离性，电子文件可以在不同的计算机中间传递，也可以在不同的载体之间相互复制，而信息形态无任何变化。于是很难象纸质文件那样确定哪个是原件，哪个是被修改过的文件。二是电子文件非常容易遭受病毒的侵袭，一旦感染上病毒，电子文件就会被破坏得面目皆非，部分丧失或全部丧失应有的作用．

5、电子文件信息具有共享性。电子文件的利用不受时空限制，能够同时满足多用户的需要，实现信息共享。

6、电子文件的法律效力现在尚不明确。通常文件的法律效力都是与其载体相关的。例如纸质的文件，文件的缩微品等，都有相关的法律作为保证，并且在世界范围内得到承认。但电子文件由于没有固定的载体，并且尚未找到杜绝被伪造、删改和抵御病毒侵袭的有效办法，所以制定相应的法律认定条文就会遇到很大的困难，在很大的程度上限制了电子文件作用的有效发挥，只能在一定的范围内，作为普发文件、传阅文件起参考作用。

二、电子文件的归档

由于电子文件存在以上特点，所以档案工作者不能沿用传统的工作方式对电子文件进行归档、鉴定和整理，必须转换观念，探讨适应电子文件管理的方法。电子文件的归档是将应归档的、经过整理的电子文件确定档案属性后，从计算机或网络的存贮器上拷贝或记录到可移动的磁性材料或光盘等载体以便长期保存的工作过程。

虽然电子文件具有上述特殊性，有些方面还和目前档案管理的一些做法不尽相同，但它毕竟是一种发展趋势，正如国际档案理事会主席王刚指出的那样："电子文件的产生，改变了传统观念中对档案的理解，也改变了对档案的形式、特征、特性、意义的认识。电子文件的产生、形成、归档及其传送、存储、保存等管理均与传统的纸质档案所用的方法不同，这是文件管理的一场革命。"那么，在办公自动化条件下如何进行电子文件归档管理呢?

1、转变观念，加深对电子文件归档工作的认识。我们过去从事的档案管理是由纸质档案为主，逐步发展到与录音、录像档案相结合。电子文件归档无疑也是一个新事物，尽管电子文件与我们已经熟悉的各种门类各种载体的档案相比，在凭证、依据作用等方面还有差距，但是，它毕竟已经显示出了现有档案无法比拟的优势，所以档案人员应该加强这方面专业知识的学习，与有关技术人员和形成电子文件的部门加强联系，提前介入，按照档案归档的有关要求，开展业务指导和协调，协助制定有关的制度，保证电子文件的归档质量。

2、抓紧制订电子文件的管理标准。由于电子文件的记录格式、载体形式区别于纸质文件，电子文件与纸质档案也存在很大差别。它们不仅在外型上不同，在处理方法、管理内容上也相去甚远，所以必须根据电子文件的特殊需要来制定相应的管理标准。如电子文件的登记标准、命名标准、归档标准、鉴定标准、收集标准、防护标准、安全标准以及专利维护等等。这些标准的制定可以参照文书档案的某些做法，但又不能照搬。电子文件作为一种崭新的文件、档案门类，有区别传统管理的方式和方法，管理中会出现许多的新情况，例如近期讨论的《电子文件归档与电子档案管理办法》中就规定了电子文件归档的同时要注明形成电子文件的软件一并归档等等。所以制定的标准，要有突破原有管理模式的创新之处，即标准的前瞻性。再如电子文件的归档标准，目前可以参照全宗的管理方法，将一个立档单位形成的电子文件进行逻辑归档，将来情况变化了，这种归档很可能会突破全宗范围。当然电子文件归档标准的制定决不是档案部门一家的事，应该联合技术部门、使用部门等共同协商制定，并能使大家都能接受、遵守。

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