摘 要：本文从项目和项目管理的角度，结合西北师范大学数字化校园一卡通项目过程，阐述沟通的重要性，同时总结了一些沟通计划、技术的具体方法，可为同类项目管理之借鉴。

关键词：项目管理 沟通管理 邮件阅读收条

中图分类号：f224.5文献标识码：a

文章编号：1673-8454（2007）10-0041-03

随着我国经济日益深刻地融入全球市场，国内企业已越来越多地开始采用项目管理模式。项目管理的应用也已从国内最早开始应用的建筑、工程行业，逐渐扩展到各行各业，如航空航天业、it行业及制造业等。下面先简单介绍与本文相关的一些项目基本概念。[1]

1.项目是为提供某项独特产品、服务或成果所作的临时性努力。

2.项目管理就是把各种知识、技能、手段和技术应用于项目活动之中，以达到项目的要求。项目经理是负责实现项目目标的个人。

3.项目先后衔接的各个阶段的全体一般称为项目生命期。项目生命期一般归纳为五个过程：启动、计划、执行、控制、收尾。

4.项目利害关系者是指与项目有利害相关的个人或组织。如项目经理、顾客或用户、项目团队、项目发起人（sponsor）、其它的利害相关者。

5.沟通就是信息交流。组织之间的沟通是指组织之间的信息传递。

6.项目沟通管理包括保证及时与恰当地生成、搜集、传播、存储、检索和最终处理项目信息所需的过程。

在西北师范大学数字化校园一卡通项目基础上，对项目利害关系者进行一定的抽象，人员用abc加以标识，使其更具一般性（项目关系见图1）。该校园一卡通建设运用了项目管理，已经顺利完成一期项目建设。下面通过项目实例分析来阐述沟通的重要性，并提出了沟通计划、沟通技术的一些具体做法。

图1 项目关系图

一、沟通的重要性

对于项目来说，要科学地组织、指挥、协调和控制项目的实施过程，就必须进行项目的信息沟通。好的信息沟通对项目的发展和人际关系的改善都有促进作用。下面先分析两个例子：

例一：

项目刚开始，甲乙双方因地域差异，人员经历不同，相互或多或少存在些“戒备”心理，如在布线的时候、在货物刚进场签收的时候。项目过程不仅是项目进展的过程，也是项目人员相互熟悉、了解、信任的过程。针对这个情况，项目组分析有关人员的特点，请教经验丰富的营销人员，分头沟通，反复交流，经过一段时间磨合，双方关系趋于融洽，项目也就顺利了。

例二：

项目过程中，因为调试的连续性，往往会连续工作，中午晚上不停工，工程师每天都调试到临晨1、2点。机房管理老师每天都陪着，但第二天8点钟又要准时上班，这样连续几天下来，相关负责老师就有意见了。项目组发现后，第一，协调工程师尽量早点结束工作，早上也早点到学校，尽量能按学校的作息时间进行安装调试。第二，协调学校安排两个老师来轮流值班。这样项目阻力就“溶化”了。

以上问题之所以存在，还是由于沟通不及时、沟通不够造成的。只要实施单位和用户进行必要的沟通，是可以解决这些问题的。由此可见，沟通的重要性。归纳起来，沟通的重要性如下：

·为项目决策和计划提供依据

·为组织和控制管理过程提供依据和手段

·建立和改善人际关系必不可少的条件

·项目经理成功领导的重要手段

二、沟通计划

项目沟通计划是确定利害关系者的信息交流和沟通要求。项目干系人都必须准备用项目“语言”进行沟通。并且要明白：每个项目干系人所参与的沟通将会如何影响到项目的整体。谁需要何种信息、何时需要以及相应如何将其交到他们手中最好通过沟通方式和手段。因而沟通计划对于项目的成功很重要。下面介绍沟通计划的两种具体做法：

做法一：

沟通工作不能在“马上”用到的时候才去做，一来给相关人的感觉并不是太好，会引起“你要用到我的时候才来找我”的错觉，所以这个时候的效果往往并不太理想。二来要沟通的头绪多了，难免遗漏。拟定个沟通计划，并有一定的提前量较为合适。

做法二：

把项目相关人画成一张关系图（见图1），这样对项目的人际关系就一目了然，无论是对于项目经理，还是对于项目成员，在项目各阶段中，就能比较准确分析关键人，便于找准工作重点，提高了工作效率。

三、沟通技术

根据沟通的严肃性程度分为正式沟通和非正式沟通；根据沟通的方向分为单向沟通和双向沟通，横向沟通和纵向沟通；根据沟通的工具分为书面沟通和口头沟通等等。选用何种沟通技术以达到迅速、有效、快捷地传递信息主要取决于对信息要求的紧迫程度；技术的取得性；预期的项目环境；制约因素和假设。下面分别介绍项目会议和邮件的具体技巧：

·项目会议推动原则

一卡通项目涉及学校多个部门，项目推动，光靠红头文件、打电话还是不行的，需要用项目的各种会议来推动。在会议中要做好详细的会议纪要，对各项任务（工作）要落实到具体负责人、完成时间。之后，项目组整理会议纪要，并以电子邮件的形式发给每个与会者。同时，打印之后请与会代表在会议纪要上签字。签字之后，还需要跟踪各项任务（工作）是否按时进行、直至完成。如果中途有变化，会议纪要是依据，可以尽早去协调解决，这样各项任务（工作）能比较好地落实完成，项目进度计划也能比较准确了。

·项目邮件确认原则

项目过程中有很多邮件往来，如果收件人在收到邮件后能发送收条回来，将非常有助于项目的推进。下面介绍收条设置等管理邮件的方法。

1.固定组员的项目邮箱

在项目初期，每个项目组员确定一个邮箱，专门用于项目上邮件往来，一般在项目过程中是不变的。若有变化，组员及时告知项目经理，由项目经理更新到《01.2-项目相关人员通讯录》，并通知每个项目相关人。[3]

2.邮件编号统一主题格式

给每封发出的邮件编号，从1开始，格式是：编号-主题（xx一卡通项目）。值得注意的是括号是全角还是半角，统一就行。每个组员都这么做，这样的项目邮件一目了然，便于往来和管理。

3.管理邮件地址

可以根据项目管理文档《01.2-项目相关人员通讯录》创建组员自己的地址簿。《项目相关人员通讯录》由项目经理统一更新。foxmail的地址簿管理见图4。

图3 编号的邮件主题

图4 邮件地址簿

4.统一信纸的格式

foxmail的工具邮件撰写信纸管理，有%的是foxmail的宏。

（1）新邮件信纸

（2）回复邮件信纸

5.设置收条通知

当收件人查看设置了邮件返回收条的邮件时，就能看到自动弹出的发送收条提示，只要收件人确认，发件人就能收到一封收条邮件。当然，对于重要的邮件、紧急的邮件，建议在邮件发送成功之后给收件人打电话确认。foxmail的工具系统设置，进行返回收条设置（见图5）。

图5 收条相关设置

四、结束语

每个项目情况各异，项目管理也不尽相同，但项目管理的目标却是一致的，即以尽少的投入按时保质完成项目目标，项目管理的精髓就是“系统”、“受控”。华罗庚说过，“我们的企业要两条腿走路，一个是科学技术，一个是项目管理。”只要认识到项目沟通的重要性，才会做好项目沟通管理计划。有了好的项目沟通计划，只有执行好计划，才能发挥他的作用，才会顺利地实现项目目标，才会对项目沟通管理的重要性有更深一层的认识，才会在以后的项目中继续执行，才会为学校、企业带来更好的效益。

参考文献：

[1][美]项目管理协会著；卢有杰，王勇译.项目管理知识体系指南（第3版）（pmbok指南）[m].北京：电子工业出版社，2005年1月